Dacă ai depășit modulul de stoc din SmartBill Gestiune pentru munca din depozit, cea mai simplă alternativă nu e să schimbi SmartBill, ci să adaugi un WMS lângă el. SmartBill rămâne pentru facturi, e-Factura și evidența scriptică, iar WMS-ul preia locațiile, pickingul cu scanare și AWB-urile. Celelalte opțiuni sunt Oblio sau Saga pentru stocul contabil, un ERP cu module de depozit sau Excel, pe care nu îl recomandăm.
Pe scurt: Dacă problema e în depozit (rafturi, operatori, greșeli la picking), păstrezi SmartBill și adaugi un WMS precum notsowms, care se integrează direct. Dacă problema e prețul sau evidența contabilă, compari Oblio (foarte ieftin) sau Saga (loturi și serii documentate), știind că niciunul nu descrie public funcții de depozit pe locații. Dacă vrei un singur sistem pentru tot, evaluezi un ERP, cu o implementare mai lungă.
Semnele că ai depășit modulul de stoc din SmartBill
SmartBill Gestiune e un program online pentru stocuri, inventare și vânzări, cu facturarea inclusă. Pentru evidență scriptică e solid. Problemele apar când i se cere să conducă munca fizică:
- Operatorii caută produsele. Locațiile de raft nu sunt descrise în documentația publică SmartBill (verificat la 17 octombrie 2026): o căutare după „locatie” în centrul de ajutor duce la adrese de clienți și sedii secundare.
- Greșelile apar la picking. Pickingul ghidat și verificarea prin scanare nu sunt descrise. Scanerul e documentat pentru adăugarea produselor pe documente în aplicația web.
- Telefonul nu ajută în depozit. Aplicația mobilă SmartBill emite facturi, chitanțe și avize; articolul ei de ajutor nu menționează scanarea.
- AWB-urile se fac în altă parte. SmartBill documentează importul borderourilor de la curieri; generarea de AWB nu este descrisă public.
- Inventarul se transcrie. Cantitatea faptică se introduce manual sau se egalează cu cea scriptică.
- Fiecare om costă. Planul Gestiune include 2 utilizatori, iar fiecare utilizator în plus costă 5,5 €/lună + TVA. Cu cinci operatori, se adună.
Dacă te recunoști în trei dintre ele, problema nu e SmartBill, ci faptul că îi ceri muncă de depozit pe care documentația lui publică nu o descrie.
Alternativele, pe scurt
| Opțiune | Facturare și e-Factura | Locații de raft și picking cu scanare | Loturi și expirare | Cost de pornire (public) |
|---|---|---|---|---|
| SmartBill Gestiune, ca acum | Da | Nu sunt descrise public | Câmpuri de lot și expirare nedescrise public | 16,32 €/lună + TVA (Gestiune) |
| SmartBill + notsowms | Da, prin SmartBill | Da, în notsowms, pe telefon | Da, în notsowms | SmartBill + notsowms Start 1.499 RON/lună, fără TVA |
| Oblio | Da, inclusă | Nu sunt descrise public | Expirarea e anunțată „în curând” | 29 €/an; TVA nepublicat |
| Saga | Da | Nu sunt descrise public | Da, opțional, cu ieșire manuală pe lot | De la 500 lei/an, TVA inclus |
| ERP cu module de depozit | Depinde de producător | Depinde de modul și ediție | Depinde de producător | La cerere, plus implementare |
| Excel | Nu | Nu | Doar manual | Gratuit, dar costă în erori |
1. Păstrezi SmartBill și adaugi un WMS
E varianta cu cea mai mică schimbare. Contabilul nu schimbă nimic, documentele fiscale rămân în SmartBill, iar depozitul primește o unealtă făcută pentru el.
notsowms are integrare directă cu SmartBill: la finalizarea comenzii, factura se emite automat în SmartBill, iar facturile de la furnizori pot fi citite prin OCR la recepție. Transmiterea în e-Factura ANAF se face prin SmartBill, iar la retur se emite storno.
În depozit, stocul stă pe locație (zonă, raft, nivel, poziție), cu lot, serie și dată de expirare. Operatorul culege pe telefon, cu fiecare locație și produs confirmate prin scanare, și FIFO aplicat automat. AWB-ul se generează la ambalare, la Sameday, Cargus, FAN Courier, DPD, GLS sau Pall-Ex. Comenzile vin din eMAG, Trendyol, Shopify, WooCommerce, PrestaShop și alte platforme, cu stocul rezervat la intrare. Inventarierea merge pe zone, fără oprirea livrărilor.
Ce nu face notsowms: nu e program de contabilitate, nu ține evidența fiscală a stocului și nu are modul de producție. De aceea rămâne lângă SmartBill, nu în locul lui.
Prețuri, fără TVA, lunar: Free, gratuit, până la 50 de comenzi pe lună; Start, 1.499 RON/lună, cu 3 integrări (magazin, curier, facturare) și utilizatori nelimitați; Grow, 2.450 RON/lună, cu integrări nelimitate, API și până la 3 depozite. Implementarea, migrarea datelor și configurările specifice se estimează separat. Comparația detaliată e în articolul notsowms vs SmartBill Gestiune.
2. Oblio, dacă vrei stoc contabil mai ieftin
Oblio e tot un program de facturare și gestiune a stocurilor, deci schimbi SmartBill cu un echivalent, nu adaugi un strat de depozit. Argumentul principal e prețul: planul Nelimitat costă 29 € pe an, cu utilizatori, firme și puncte de lucru nelimitate, iar stocurile, e-Factura, e-Transport și SAF-T sunt incluse. Pagina nu precizează dacă suma include TVA. Integrările sunt gratuite, inclusiv eMAG, CEL, Trendyol și Altex, iar API-ul public are webhooks.
Pentru depozit, Oblio documentează inventarul de pe telefon, actualizat în timp real, și folosirea unui scanner la emiterea documentelor. Locațiile de raft și pickingul ghidat nu sunt descrise în documentația publică (verificat la 17 octombrie 2026), iar termenul de valabilitate la produse apare „în curând”.
notsowms are integrare directă și cu Oblio, pentru facturi și e-Factura. Dacă treci de la SmartBill la Oblio pentru preț, poți adăuga același WMS.
3. Saga, dacă ai nevoie de contabilitate și loturi
Saga e program de contabilitate cu modul de stocuri: SAGA C acoperă contabilitate în partidă dublă, salarizare și stocuri. Dintre cele trei, are cea mai adâncă evidență de stoc documentată: loturi cu termen de valabilitate (cu ieșire pe lot doar prin descărcare manuală), serii de produs și coduri EAN13 cu etichete.
Programul desktop se folosește gratuit, iar licențele cu actualizări și asistență pornesc de la 500 lei pe an, cu TVA inclus. Locațiile de raft, pickingul ghidat și o aplicație mobilă de scanare nu sunt descrise în documentația publică (verificat la 17 octombrie 2026).
notsowms nu are conector direct cu Saga. Legătura se face prin export CSV, prin API și webhooks (din planul Grow) sau indirect, prin Oblio, care are export către Saga.
4. Un ERP cu module de depozit
Un ERP acoperă de regulă mai multe zone ale firmei: contabilitate, achiziții, vânzări, producție și, în funcție de producător și de modulele alese, funcții de depozit. Pe piața românească există, de exemplu, Nexus ERP și WinMENTOR. Avantajul e un singur sistem și o singură bază de date. Dezavantajele tipice sunt implementarea mai lungă, dependența de un partener de implementare și un cost care se stabilește la cerere.
Nu am comparat aici modulele lor de depozit, așa că nu facem afirmații despre ele. Dacă mergi pe această cale, întreabă concret: are locații de raft, picking validat prin scanare pe telefon, AWB la curierii tăi, integrare cu eMAG și cu magazinul? Diferența de principiu e explicată în ghidul WMS vs ERP.
5. Excel (nu îl recomandăm)
Un fișier Excel cu locații, ținut lângă SmartBill, pare soluția fără cost. În practică devine a doua evidență: nu rezervă stocul pentru comenzile în lucru, nu validează pickingul, nu se actualizează când pleacă o comandă de pe eMAG și depinde de cine l-a modificat ultimul. Costul real apare în retururi și inventare. Am detaliat calculul în articolul WMS vs Excel: costul erorilor.
Când să alegi SmartBill Gestiune, așa cum e
Uneori răspunsul corect e să nu schimbi nimic:
- Puține comenzi și un singur om în depozit, care știe unde e fiecare produs.
- Nevoia principală e fiscală. SmartBill trimite și primește e-Factura pe orice plan, generează NIR automat din e-Factura și exportă SAF-T pentru stocuri.
- Magazin fizic cu POS sau case de marcat, pe care SmartBill le integrează.
- Firmă nouă, care primește 12 luni gratuit pe Gestiune Plus în primul an de la înființare.
- Ai nevoie doar de alerte de stoc minim și reaprovizionare. Gestiune Plus, la 23,84 €/lună + TVA, are alertă de stoc minim și export de reaprovizionare.
Checklist de decizie
Răspunde cu „da” sau „nu”:
- Ai mai mult de un operator în depozit?
- Operatorii pierd timp căutând produse prin rafturi?
- Ai retururi din cauza produsului sau mărimii greșite?
- Expediezi zilnic colete cu AWB, la mai mulți curieri?
- Vinzi pe mai multe canale și ai vândut ce era deja promis?
- Lucrezi cu loturi, serii sau termene de expirare în raft, nu doar pe hârtie?
- Inventarul îți oprește livrările?
- Contabilul e mulțumit de SmartBill?
Dacă ai „da” la 8 și la cel puțin două dintre întrebările 1–7, păstrează SmartBill și adaugă un WMS. Dacă ai „nu” la 8, compară întâi Oblio sau Saga pentru contabilitate, apoi pune aceeași întrebare despre depozit. Dacă vrei un singur furnizor pentru tot și ai timp pentru o implementare lungă, cere oferte de ERP. Pentru context general, vezi și pagina de gestiune a stocurilor.
Cum faci trecerea fără să schimbi facturarea
- Aliniază codurile produselor în SmartBill, în magazin și în WMS.
- Definește locațiile și tipărește etichete QR pentru ele.
- Fă un inventar inițial pe locații, apoi treci pe inventar ciclic.
- Conectează SmartBill, magazinul și curierii, și stabilește un singur sistem care facturează fiecare canal.
- Compară zilnic, o săptămână, stocul din WMS cu cel din SmartBill.
La un IMM tipic, de la primul demo la utilizare în producție trec 2–4 săptămâni. Dacă vrei să vezi fluxul cu SmartBill conectat, compară planurile notsowms sau cere o discuție pe datele tale.
Prețurile și funcțiile SmartBill Gestiune, Oblio și Saga sunt verificate pe site-urile publice la 17 octombrie 2026. Dacă ceva s-a schimbat, scrie-ne la contact@notsowms.ro și corectăm.