Software de inventariere pentru depozit, cu scanare
Numeri stocul cu telefonul sau cu un scanner, în timpul programului, fără să oprești livrările. Diferențele se reconciliază automat, cu istoric complet pentru gestiune și contabilitate.
- Scanare cu telefonul sau cu scanner dedicat
- Mai mulți operatori numără în paralel
- Reconciliere automată a diferențelor
Planuri WMS de la 1.499 RON/lună · configurarea se stabilește înainte de start
Inventarul clasic îți oprește firma. Nu trebuie să fie așa.
Un weekend pierdut, minim
Inventarul anual pe hârtie înseamnă livrări oprite, oameni chemați sâmbăta și o listă de numărat care nu se termină. La depozitele mai mari, se pierd zile întregi de activitate.
Hârtii, apoi Excel, apoi erori
Numeri pe foi, transcrii în Excel, aduni de mână. Fiecare pas mai adaugă un rând greșit. La final nu știi dacă diferența e din marfă lipsă sau din transcriere.
Diferențe pe care nu le poți explica
Fără istoric de mișcări, o diferență de stoc e doar un număr. Nu poți spune dacă e furt, recepție greșită sau eroare de picking, așa că o accepți și mergi mai departe.
Inventarierea depozitului, făcută ca o operațiune obișnuită
Inventarul nu trebuie să fie evenimentul anual de care se teme toată echipa. Cu un soft de inventariere și cu scanare, devine o rutină scurtă, făcută în timpul programului.
Inventar anual, inventar ciclic, inventar la predarea gestiunii
Inventarul anual e cel cerut de normele contabile: la final de exercițiu, stocul faptic trebuie comparat cu cel scriptic, iar diferențele trebuie înregistrate. Mai există inventarul la predarea gestiunii, când se schimbă gestionarul, și inventarul la cerere, după un incident sau o suspiciune.
Inventarul ciclic e cel care face diferența în practică. În loc să numeri tot depozitul o dată pe an, numeri o parte din el în fiecare săptămână. Diferențele se prind când sunt mici și încă poți afla de unde vin, iar inventarul anual devine o formalitate rapidă, pentru că stocul e deja verificat.
Cum organizezi inventarul ciclic
Regula simplă pornește de la analiza ABC. Produsele A, puținele SKU-uri care fac cea mai mare parte din volum, le numeri lunar. Produsele B, trimestrial. Produsele C, o dată sau de două ori pe an. notsowms calculează clasificarea ABC din viteza reală de picking și o arată pe harta depozitului, deci nu trebuie să o întreții separat.
Pe lângă calendar, mai numeri și la semnal: o locație unde pickerul n-a găsit marfa, un produs cu retururi neobișnuit de multe, o zonă unde s-au făcut mutări mari. O sesiune de inventar pe trei locații durează câteva minute.
Pregătirea, cu o zi înainte
Închide recepțiile începute și procesează retururile în așteptare, ca stocul scriptic să fie complet. Verifică etichetele locațiilor: dacă lipsesc, codurile QR se generează în masă și se printează. Împarte zonele pe operatori și decide ce se întâmplă cu comenzile care au nevoie de marfă din zona numărată.
Lista completă de verificare e în ghidul cum faci inventarierea fără să oprești livrările.
Diferențele: de la număr la explicație
O diferență de stoc fără istoric e doar un număr pe care îl accepți. Cu istoricul de mișcări din notsowms, o poți urmări înapoi: recepția în care au intrat mai puține bucăți decât s-au înregistrat, pickingul în care s-a luat produsul vecin, returul care n-a mai ajuns pe raft. Fiecare mișcare are operator, oră, locație și document.
Când găsești cauza, o repari la sursă: un produs mutat pe altă locație, o etichetă refăcută, un operator care primește încă o explicație. Iar dacă descoperi ceva pe loc, butonul de incident din aplicație îl raportează direct din hală.
Ce primește contabilitatea
La închiderea sesiunii rămân lista de diferențe pe produs și pe locație, documentul de inventar și corecțiile de stoc, fiecare cu autor și motiv. Totul se exportă în CSV, pentru procesul verbal și pentru înregistrările contabile din softul de facturare.
Inventarul anual rămâne o procedură contabilă, cu comisia și documentele ei. notsowms se ocupă de partea grea, numărătoarea fizică, iar contabilul primește rezultatul gata verificat.
Cum funcționează inventarierea în notsowms
Deschizi o sesiune de inventar, scanezi, iar sistemul face restul: compară cu stocul scriptic, arată diferențele și le reconciliază cu un click.
Sesiuni pe zone și locații
Împarți inventarul pe zone, rafturi sau locații. Numeri azi o zonă, mâine alta, iar restul depozitului lucrează normal.
Numărare prin scanare
Operatorul scanează codul de bare și introduce cantitatea. Fără foi, fără transcriere, fără erori de citire a scrisului de mână.
Mai mulți operatori în paralel
Fiecare operator primește zona lui pe mobil. Un inventar care dura un weekend se termină în câteva ore.
Reconciliere automată
Sistemul compară numărătoarea cu stocul scriptic și listează diferențele. Le aprobi și stocul se corectează, cu document de inventar generat.
Istoric și audit complet
Fiecare corecție rămâne în istoricul de mișcări: cine a numărat, când, ce diferență a găsit. Contabilitatea are tot ce îi trebuie.
Inventar parțial, oricând
Nu trebuie să aștepți sfârșitul de an. Faci inventar ciclic pe categoriile cu rulaj mare și prinzi diferențele când sunt mici.
O sesiune de inventar, de la deschidere la închidere
Aceiași pași, fie că numeri trei rafturi marți dimineață, fie tot depozitul la final de an.
- 01
Deschizi sesiunea
Alegi ce numeri: o zonă, câteva rafturi, o categorie de produse sau tot depozitul. Restul depozitului continuă să lucreze normal.
- 02
Împarți zonele
Fiecare operator primește pe telefon zona lui. Doi, trei sau zece oameni numără în paralel, fără foi de împărțit și adunat la final.
- 03
Scanezi locația, apoi produsele
Operatorul scanează codul locației, apoi fiecare produs, și introduce cantitatea. Fără transcriere, fără scris de mână de descifrat.
- 04
Diferențele apar pe loc
Sistemul compară numărătoarea cu stocul scriptic pe măsură ce se scanează. Managerul vede diferențele în timp ce operatorii sunt încă în zonă.
- 05
Renumeri ce nu se explică
Pentru diferențele mari, trimiți un al doilea operator să numere aceeași locație. Majoritatea diferențelor mari se dovedesc a fi marfă pusă pe locația vecină.
- 06
Aprobi și închizi
Aprobi diferențele, stocul se corectează, documentul de inventar se generează, iar stocul nou se publică pe canalele de vânzare.
Inventar pe hârtie, în softul de facturare sau cu scanare
Aceeași numărătoare, făcută în trei feluri. Diferența nu e doar de viteză: e dacă poți explica ce ai găsit.
Listele de numărat
- Excel
- Printate dintr-un export, pe hârtie.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- Liste de inventariere pe gestiune, fără locații.
- notsowms (WMS)
- Sesiune pe zone sau locații, trimisă pe telefoanele operatorilor.
Numărarea
- Excel
- Pe foi, cu pixul, apoi transcriere.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- Pe liste, apoi introdusă de mână în program.
- notsowms (WMS)
- Scanare cod de bare și cantitate, direct în sistem.
Livrările în timpul inventarului
- Excel
- Oprite.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- De regulă oprite, ca stocul scriptic să nu se miște.
- notsowms (WMS)
- Continuă în zonele care nu se numără.
Mai mulți operatori
- Excel
- Foi împărțite, adunate la final.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- Introducere centralizată, la birou.
- notsowms (WMS)
- Fiecare pe zona lui, în paralel. Rezultatele se adună singure.
Diferențele
- Excel
- O cifră, fără explicație.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- Plus și minus pe articol, pentru documentele contabile.
- notsowms (WMS)
- Diferență pe locație, cu istoricul mișcărilor din spate.
Cât de des
- Excel
- O dată pe an, pentru că doare.
- Gestiune din softul de facturare (ex. SmartBill Gestiune)
- Când o cere contabilitatea.
- notsowms (WMS)
- Ciclic, pe produsele care contează, oricând.
Softul de facturare face bine partea contabilă a inventarului: înregistrarea diferențelor și documentele fiscale. notsowms face numărătoarea fizică și îi dă rezultatul. Dacă lucrezi cu Sedona, stocul corectat se întoarce automat și acolo.
Planuri WMS de la 1.499 RON/lună
Planurile comerciale sunt Start la 1.499 RON/lună, Grow la 2.450 RON/lună și Scale / 3PL la 4.950 RON/lună, fără TVA. Utilizatori nelimitați pe orice plan plătit. Implementarea, migrarea datelor și configurările specifice se estimează separat, în funcție de infrastructura și fluxurile existente.
Start
1.499 RON/lunăInventarul cu scanare e inclus de la Start: sesiuni pe zone, mai mulți operatori, reconciliere și istoric, pentru un depozit și până la 1.000 de comenzi pe lună.
Grow
2.450 RON/lunăInventar pe până la trei depozite, plus control calitate la recepție și comenzi de achiziție, ca diferențele să nu mai intre în depozit de la început.
Scale / 3PL
4.950 RON/lunăPentru 3PL: inventar separat pe fiecare client, cu stocul lui și rapoartele lui. Comparația completă e pe pagina de prețuri.
Ghiduri și integrări pentru inventar
Întrebări frecvente
Chiar nu trebuie să opresc livrările?
Nu. Inventarul se face pe sesiuni, pe zone sau locații. Zona în curs de numărare e sub control, restul depozitului procesează comenzi normal. Pentru inventarul anual complet poți rula mai multe sesiuni în paralel, cu mai mulți operatori.
Ce dispozitive îmi trebuie?
Orice telefon Android cu cameră funcționează ca scanner, prin aplicația web mobilă (PWA). Dacă ai deja scannere dedicate cu Android, le folosești pe acelea. Nu ai nevoie de echipamente noi ca să începi.
Cât durează un inventar cu scanare?
Depinde de numărul de articole și de operatori, dar regula practică: fiecare operator scanează câteva sute de locații pe oră. Un depozit de IMM care dura un weekend pe hârtie se numără de obicei în câteva ore cu 2-3 operatori.
Cum ajung corecțiile în contabilitate sau în ERP?
La finalul sesiunii, notsowms generează lista de diferențe și documentul de inventar, cu export în CSV pentru înregistrările contabile. Cu Sedona, stocul corectat se sincronizează automat; pentru alt ERP există API și webhooks, de la planul Grow.
Pot face inventar doar pe o parte din stoc?
Da, exact pentru asta există sesiunile pe zone și inventarul ciclic. Poți număra lunar doar categoriile cu rulaj mare sau doar locațiile cu diferențe istorice, fără să atingi restul depozitului.
Dacă fac inventar ciclic, mai am nevoie de inventarul anual?
Inventarul anual rămâne cerut de normele contabile, așa că stabilește cu contabilul cum îl documentați. Diferența e că, după un an de inventar ciclic, numărătoarea de final de an confirmă un stoc deja verificat, în loc să descopere luni întregi de diferențe.
Ce plan include inventarul?
Inventarul cu scanare e inclus în orice plan plătit, de la Start în sus. Planul Free acoperă pickingul și împachetarea, nu și inventarul. Prețurile sunt pe pagina de prețuri.
Ce fac cu diferențele găsite?
Le aprobi din lista de diferențe, iar stocul se corectează cu document de inventar și motiv înregistrat. Înainte de aprobare, istoricul mișcărilor pe acea locație îți arată de obicei de unde vine diferența: o recepție, un picking sau un retur.
Vezi cum arată depozitul tău în notso.
30 de minute, pe datele tale. Îți arătăm exact fluxul care te doare și răspundem la întrebări tehnice.