Alternativele la Excel pentru gestiunea stocurilor sunt de trei feluri: un program de facturare cu gestiune (Oblio, SmartBill Gestiune, Saga) dacă vrei stocul corect în contabilitate, un WMS (notsowms, Depozio, Planograma) dacă problema e munca din depozit și un ERP (WinMENTOR, Nexus ERP) dacă vrei toată firma într-un singur sistem. Excelul rămâne bun pentru analize. Nu mai e bun ca evidență principală când mai mulți oameni modifică stocul în aceeași zi.
Pe scurt: Dacă ai nevoie de facturi, NIR și stoc pe gestiuni la un cost mic, Oblio, SmartBill Gestiune sau Saga înlocuiesc Excelul direct. Dacă ai rafturi, operatori și comenzi online zilnice, un WMS lângă programul de facturare rezolvă ce Excelul nu poate: locații, picking cu scanare, stoc rezervat. Dacă vrei contabilitate, salarii, producție și stoc într-un singur loc, un ERP, cu un proiect de implementare în spate.
Când nu mai merge Excelul
Excelul nu se strică dintr-o zi în alta. Se uzează. Semnele apar de obicei în ordinea asta:
- Fișierul are mai mulți autori. Doi oameni lucrează pe copii diferite, iar seara cineva „le împacă”.
- Stocul se actualizează „când apucăm”. Între timp, magazinul și eMAG-ul vând din cifre de ieri.
- Apar anulări. Ultima bucată s-a vândut pe două canale, iar una dintre comenzi se anulează.
- Marfa e „undeva în depozit”. Doar un om știe unde stă fiecare SKU, iar când e în concediu pickingul încetinește.
- Inventarul nu mai iese. Diferențele se ajustează „din oficiu”, fără să știi de unde vin.
- Nu poți răspunde rapid la întrebări simple: ce s-a mișcat azi, cine a scos marfa, ce lot a plecat la ce client.
Cât costă concret fiecare dintre aceste semne, cu formule pe care le poți aplica pe cifrele tale, am calculat în WMS vs Excel: calculul real al erorilor. Aici ne uităm la ce pui în loc.
Alternativele, pe scurt
| Alternativă | Tip | Preț de pornire | Ce rezolvă față de Excel | Ce nu rezolvă |
|---|---|---|---|---|
| Oblio | Facturare cu gestiune, cloud | 29 €/an, TVA nepublicat | Stoc pe gestiuni, NIR, e-Factura, integrări gratuite cu eMAG și magazine | Locațiile pe raft și pickingul ghidat nu sunt descrise public* |
| SmartBill Gestiune | Facturare cu gestiune, cloud | 16,32 €/lună + TVA | Stoc pe gestiuni, NIR, inventariere, rapoarte de stoc, e-Factura | Locațiile pe raft și pickingul ghidat nu sunt descrise public |
| Saga | Contabilitate cu stocuri | Desktop gratuit; licență de la 500 lei/an, TVA inclus | Contabilitate și stoc în același program, loturi și serii | Locațiile pe raft și o aplicație mobilă de scanare nu sunt descrise public |
| notsowms | WMS cloud | Free gratuit; Start 1.499 RON/lună, fără TVA | Locații, picking cu scanare, stoc rezervat, AWB, sincronizare cu canalele | Nu e program de contabilitate; facturează prin SmartBill, Oblio, Sedona |
| Depozio | WMS cloud | De la 49 €/lună, fără TVA | Locații, picking cu scanare, AWB, eMAG, WooCommerce, Shopify | Nu emite facturi |
| Planograma | WMS cloud | Starter gratuit (300 comenzi/lună); plătit per utilizator | Aplicație Android, lot și serie, comenzi de achiziție | Integrările cu eMAG și curieri nu apar în sursele verificate |
| WinMENTOR | ERP, desktop Windows | De la 416 EUR licență monopost, fără TVA, plus module | Contabilitate, stoc, salarii, producție într-un sistem | Locațiile și scanarea mobilă nu sunt menționate public |
| Nexus ERP | ERP, local sau cloud | La cerere | Contabilitate și depozit pe locații, cu aplicații de recepție și inventar | Conector eMAG oficial nu am găsit |
„Nu sunt descrise public” înseamnă că funcția nu apare în documentația publică a producătorului (verificat la 17 octombrie 2026), nu că lipsește.
Varianta 1: program de facturare cu gestiune
E pasul cel mai firesc pentru cine ține stocul în Excel ca să știe ce poate factura. Primești NIR, transferuri între gestiuni, inventar și e-Factura, iar stocul scade singur când emiți factura. Excelul dispare din fluxul zilnic și rămâne, eventual, pentru rapoarte.
Oblio are un singur plan, la 29 €/an, cu modulul de stocuri inclus, utilizatori nelimitați și e-Factura, e-Transport și SAF-T fără cost suplimentar (prețuri). Descarcă stocul FIFO, completează NIR-ul din e-Factura furnizorului și permite inventarul pe telefon (stocuri). Integrările cu eMAG, Trendyol și magazinele online sunt gratuite (integrări). Termenul de valabilitate la produse e anunțat „În curând” (stocuri).
SmartBill Gestiune costă 16,32 €/lună + TVA (Gestiune, 2 utilizatori) sau 23,84 €/lună + TVA (Gestiune Plus), cu e-Factura pe orice plan și o perioadă de probă de 30 de zile (prețuri). Gestiune Plus adaugă alerte de stoc minim, cu un fișier de recomandare a cantității de comandat (stoc minim).
Saga e gratuit ca program desktop; licența anuală, de la 500 lei/an cu TVA inclus, aduce actualizările și asistența (SAGA C, prețuri). E alegerea logică dacă și contabilul lucrează în Saga, iar urmărirea opțională pe loturi și serii e descrisă în manual (loturi).
Ce nu primești: locații pe raft, picking ghidat și verificare prin scanare. Scannerul, în toate trei, adaugă produse pe documente. Pentru un magazin mic sau un depozit cu un singur om, e suficient.
Varianta 2: un WMS pentru munca din depozit
Dacă în Excel ții și „unde e marfa” sau „ce trebuie cules azi”, un program de facturare nu te ajută cu partea asta. Un WMS ține stocul pe locație (zonă, raft, nivel, poziție), îi dă operatorului comanda pe telefon și verifică prin scanare fiecare produs cules. Lucrează lângă programul de facturare, nu în locul lui.
notsowms pornește cu un plan Free, gratuit, pentru până la 50 de comenzi pe lună, cu picking și ambalare prin scanare, un utilizator și un depozit. Start costă 1.499 RON/lună, fără TVA, cu utilizatori nelimitați, recepție, retururi și inventar (prețuri). Se leagă de eMAG, Trendyol, Shopify, WooCommerce și alte magazine, de 6 curieri și de SmartBill, Oblio sau Sedona pentru facturare. Exportul complet al datelor în CSV e inclus pe orice plan, deci nu rămâi blocat. Detalii pe pagina de gestiune a stocurilor.
Depozio se adresează explicit firmelor care „au depășit Excel-ul și bonurile pe hârtie” (despre). Are planuri de la 49 €/lună, fără TVA, cu o perioadă de probă de 14 zile, fără card (prețuri), și menționează în FAQ migrare asistată din Excel, gratuită (sursă). Nu emite facturi, așa că facturarea rămâne în programul tău (integrări).
Planograma are un plan Starter gratuit pentru 300 de comenzi pe lună și un depozit; planurile plătite se taxează per utilizator, cu contract minim de 3 luni plătite în avans (prețuri).
Varianta 3: un ERP pentru toată firma
Un ERP înlocuiește Excelul și, de obicei, alte câteva programe: contabilitatea, salariile, producția. E alegerea potrivită când departamentele trebuie să lucreze pe aceleași date, dar vine cu un proiect de implementare și un partener.
WinMENTOR are listă publică de prețuri: licența de bază monopost costă 416 EUR (Standard) sau 595 EUR (Extins), fără TVA, cu module adăugate separat, iar implementarea și instruirea sunt incluse în prețul de listă (prețuri, servicii). Rulează pe Windows, în rețea (sursă).
Nexus ERP are preț la cerere și un model de depozit pe zonă, rând, nivel și poziție, cu loturi, serii și aplicații mobile de recepție și inventar (depozit, produse).
Despre când merită un ERP și când un WMS lângă programul de facturare am scris în WMS vs ERP.
Pe buget și pe nevoie
- Buget minim, nevoie de facturi și stoc contabil: Oblio sau Saga. Costul anual e mic, iar Excelul iese din fluxul zilnic.
- Magazin online mic, totul într-un cont cloud: SmartBill Gestiune sau Oblio, cu integrarea eMAG din programul de facturare (la SmartBill, prin modulul eCommerce plătit).
- Depozit cu rafturi, comenzi online zilnice, 2–10 operatori: un WMS lângă programul de facturare pe care îl ai deja: notsowms, Depozio sau Planograma.
- Distribuitor cu agenți, producție sau mai multe firme: un ERP, WinMENTOR sau Nexus ERP, cu implementare.
Ce să verifici la preț: utilizatori, comenzi, depozite
Excelul nu costă nimic în plus când mai adaugi un om. Programele noi taxează diferit, iar diferența se vede abia după primele luni:
- Per utilizator. SmartBill Gestiune include 2 utilizatori, iar fiecare utilizator în plus costă 5,5 €/lună + TVA (prețuri). Depozio are 2 utilizatori pe Start și 10 pe Growth (prețuri). Planograma taxează planurile plătite „per user” (prețuri). Oblio și planurile plătite notsowms au utilizatori nelimitați (Oblio).
- Per volum de comenzi. Depozio are plafoane de 500 și 3.000 de comenzi pe lună. notsowms are plafoane de 50 (Free), 1.000 (Start) și 5.000 (Grow) de comenzi pe lună, iar Scale / 3PL e nelimitat.
- Per locație sau punct de lucru. La SmartBill, fiecare punct de lucru suplimentar cere un abonament separat, la 60% din preț (prețuri). Oblio include puncte de lucru nelimitate (prețuri). La notsowms, Grow are până la 3 depozite, iar Scale / 3PL depozite nelimitate.
Fă calculul pentru echipa de peste un an, nu pentru cea de azi. Dacă angajezi doi operatori în sezon, un program taxat per utilizator se scumpește exact când ai cea mai mare nevoie de el.
Greșeli frecvente la ieșirea din Excel
- Alegi un WMS când problema era facturarea, sau invers. Întreabă-te ce face azi fișierul: ține evidența pentru facturi sau spune cine ce culege?
- Copiezi stocul din Excel în programul nou. Copiezi și erorile. Stocul de pornire vine dintr-un inventar.
- Ții Excelul în paralel ca sursă de adevăr. După două săptămâni ai două cifre diferite și nimeni nu mai știe care e corectă.
- Nu verifici cum îți scoți datele. Întreabă de la început dacă poți exporta tot (produse, stoc, mișcări) într-un format deschis. La notsowms, exportul complet în CSV e inclus pe orice plan.
Când Excelul încă e suficient
Ca să fim corecți: dacă ai câteva zeci de comenzi pe lună, un singur om în depozit și puține produse, Excelul poate fi suficient, iar un program nou ar adăuga muncă în loc s-o scoată. Pragul la care calculul se schimbă e de obicei primul angajat care nu mai știe depozitul pe de rost sau al doilea canal de vânzare.
Cum treci de la Excel fără să pierzi stocul
- Curăță lista de produse. Un SKU unic pe fiecare produs, fără dubluri cu spații sau litere mari diferite.
- Adaugă codurile de bare. Unde produsul nu are EAN, generează coduri interne și tipărește etichete.
- Definește locațiile, dacă treci la un WMS: zonă, raft, nivel, poziție, cu etichetă pe fiecare.
- Importă nomenclatorul din Excel sau CSV, nu stocul.
- Fă un inventar de pornire și pune stocul din numărătoare, nu din fișierul vechi. Inventarul pe zone, fără oprirea livrărilor, e descris în inventarierea depozitului.
- Ține Excelul doar în citire o săptămână sau două, ca referință, apoi arhivează-l.
Dacă ești în punctul în care Excelul nu mai ține pasul cu depozitul, uită-te la prețurile notsowms, inclusiv planul Free, sau programează o discuție pe datele tale și îți spunem sincer dacă ai nevoie de un WMS sau îți ajunge un program de facturare.
Prețurile și funcțiile Oblio, SmartBill Gestiune, Saga, Depozio, Planograma, WinMENTOR și Nexus ERP sunt verificate pe site-urile publice ale producătorilor la 17 octombrie 2026. Dacă ceva s-a schimbat, scrie-ne la contact@notsowms.ro și corectăm.