FIFO vs FEFO în depozit: diferențe și când se aplică

FIFO (First In, First Out) înseamnă că la picking scoți întâi marfa recepționată prima. FEFO (First Expired, First Out) înseamnă că scoți întâi lotul cu data de expirare cea mai apropiată, indiferent când a intrat în depozit. Pentru produse fără termen de valabilitate, FIFO e suficient; pentru alimente, cosmetice, suplimente, medicamente sau chimicale, regula care contează este de regulă FEFO, pentru că data de expirare spune mai mult decât data recepției.

Pe scurt: dacă vinzi produse fără dată de expirare (electronice, piese auto, textile), FIFO la picking îți ține stocul proaspăt și ușor de urmărit. Dacă ai loturi cu termen de valabilitate, ai nevoie de FEFO sau măcar de vizibilitate clară pe expirări, ca să nu descoperi loturi expirate abia la inventar. Iar FIFO din depozit nu e același lucru cu metoda FIFO de evaluare a stocurilor din contabilitate: sunt două decizii separate, luate de oameni diferiți.

FIFO vs FEFO: comparația pe scurt

Criteriu	FIFO	FEFO
Regula	Primul intrat, primul ieșit	Primul care expiră, primul ieșit
Data care decide	Data recepției	Data de expirare a lotului
Ce înregistrezi la recepție	Data intrării (se salvează automat)	Lotul și data de expirare, la fiecare recepție
Produse tipice	Electronice, piese auto, textile, ambalaje, unelte	Alimente, cosmetice, suplimente, medicamente, chimicale
Riscul dacă regula lipsește	Marfă veche uitată în spatele raftului, ambalaje degradate	Loturi expirate, casări, retururi și refuzuri de la clienți B2B
Efort la recepție	Mic	Mediu: citești și introduci lotul și expirarea
Ce urmărești în rapoarte	Vechimea stocului pe locație	Expirările apropiate, pe lot și pe locație
Când dau același rezultat	Când loturile intră în ordinea expirării	La fel
Legătura cu contabilitatea	Niciuna directă cu FIFO contabil	Niciuna directă cu metoda de evaluare

Ce înseamnă concret FIFO și FEFO în depozit?

Un exemplu din cosmetice. Ai un șampon, același SKU, pe două locații:

• Lotul A, recepționat pe 3 martie, expiră în decembrie 2027, pe raftul B-04-2.
• Lotul B, recepționat pe 20 martie, expiră în septembrie 2027, pe raftul B-07-1. Furnizorul a trimis, a doua oară, un lot mai vechi.

Cu FIFO, operatorul ia din lotul A, pentru că a intrat primul. Cu FEFO, ia din lotul B, pentru că expiră primul. Dacă lucrezi FIFO pe un astfel de produs, lotul B stă pe raft și se apropie de expirare. Peste câteva luni îl vinzi la reducere, îl casezi sau îl trimiți unui client B2B care îl refuză pentru că are prea puțină valabilitate rămasă.

Pe un produs fără dată de expirare, aceeași situație nu contează: cele două cutii sunt identice, iar FIFO doar se asigură că nu rămâne nimic uitat în spatele raftului ani de zile.

Când dau FIFO și FEFO rezultate diferite?

Mai rar decât s-ar crede, dar exact în situațiile care costă bani:

1. Furnizorul livrează un lot mai vechi după unul nou. Se întâmplă la distribuitori care își golesc propriul stoc sau când comanzi de la doi furnizori pentru același SKU.
2. Retururile reintră în stoc. Un produs returnat după două luni are expirarea lotului lui, nu a ultimei recepții. Dacă îl pui pe raft fără să te uiți la lot, ai stricat ordinea.
3. O recepție conține mai multe loturi. Un palet poate avea cutii din două producții diferite, cu expirări diferite.
4. Muți marfă între depozite. Stocul transferat poate fi mai vechi decât cel din depozitul de destinație.

Dacă nimic din lista de mai sus nu ți se întâmplă, FIFO aproximează destul de bine FEFO. Dacă ți se întâmplă des, FIFO singur nu te protejează de expirări.

FIFO din depozit nu e FIFO din contabilitate

Aici apar cele mai multe confuzii, pentru că termenul e același.

FIFO în depozit e o regulă fizică: ce cutie, ce palet sau ce lot scoate operatorul de pe raft.

FIFO în contabilitate e o metodă de evaluare a stocurilor: la ce cost se înregistrează ieșirile din gestiune. Cu FIFO contabil, costul mărfii vândute se calculează la prețul primelor intrări încă nevândute. Cealaltă metodă des întâlnită la firmele din România e costul mediu ponderat (CMP). Metoda se stabilește prin politicile contabile ale firmei, împreună cu contabilul, și se aplică consecvent.

Cele două sunt independente. Poți culege fizic după FEFO și evalua contabil după CMP. Poți culege fizic după FIFO și evalua tot după CMP. Nimeni nu îți cere ca ordinea în care operatorul ia cutiile de pe raft să fie identică cu formula din contabilitate. Dacă ai auzit și de LIFO: standardele internaționale de raportare (IFRS, prin IAS 2) nu îl permit, iar pentru situația ta concretă întrebarea corectă se pune contabilului, nu furnizorului de WMS.

Evaluarea stocurilor și evidența fiscală rămân în programul de facturare sau de contabilitate. Un WMS ca notsowms nu ține registre contabile; lucrează lângă SmartBill, Oblio sau Sedona și se ocupă de unde stă marfa fizic și cine a mișcat-o.

Când e suficient FIFO

Secțiunea asta contează, pentru că FEFO aplicat unde nu e nevoie adaugă muncă fără rezultat:

• Produsele nu au termen de valabilitate. Electronice, piese, accesorii, textile, mobilier. Aici FEFO nu are pe ce să se sprijine.
• Rotația e mult mai rapidă decât termenul. Dacă stocul se întoarce în două săptămâni, iar produsele au valabilitate de doi ani, diferența dintre loturi nu ajunge să conteze.
• Ai un singur furnizor care livrează constant marfă proaspătă. Loturile intră practic în ordinea expirării, deci FIFO și FEFO coincid.
• Introducerea lotului la recepție ar costa mai mult decât casările. La volume mici, cu produse ieftine și termene lungi, merită să faci calculul înainte să complici recepția.

În toate aceste cazuri, câștigul real vine din a avea locații clare și picking validat prin scanare, nu din regula de rotație.

Când ai nevoie de FEFO

• Alimente și băuturi. Pe lângă expirare, legislația europeană privind siguranța alimentelor (Regulamentul CE 178/2002) cere trasabilitate: să știi de la cine ai primit un lot și cui l-ai livrat. Lotul și expirarea înregistrate la recepție îți folosesc la ambele.
• Cosmetice și suplimente. Termenele sunt lungi, dar loturile se amestecă des, iar retururile din e-commerce sunt frecvente.
• Medicamente și dispozitive medicale. Ghidurile europene de bună practică de distribuție (GDP) cer, ca regulă, rotația stocului după FEFO, cu excepțiile documentate. Aici cerințele de sistem sunt mai largi decât picking-ul, așa că discuți întâi cu responsabilul de calitate.
• Clienți B2B cu prag de valabilitate. Lanțurile de magazine și distribuitorii cer adesea o valabilitate minimă rămasă la livrare. Dacă livrezi lotul greșit, marfa se întoarce.
• Chimicale și produse tehnice cu termen. Adezivi, vopsele, consumabile de laborator.

Dacă ești distribuitor cu sute de SKU-uri perisabile, FEFO nu e un moft, e diferența dintre o casare pe trimestru și una pe săptămână.

Ce trebuie să aibă softul ca să lucrezi corect FIFO sau FEFO

Indiferent de regulă, fundația e aceeași:

1. Locații definite. Rotația funcționează doar dacă sistemul știe ce lot stă pe ce raft. „Paletul din colț” nu e o locație.
2. Recepție cu lot și expirare. Pentru FEFO, fiecare recepție înregistrează lotul și data de expirare, legate de locația de depozitare.
3. Picking validat prin scanare. Operatorul scanează locația și produsul, iar sistemul confirmă că a luat de unde trebuia. Fără scanare, orice regulă rămâne o recomandare pe care omul grăbit o ignoră.
4. Rapoarte de expirare. O listă cu loturile care expiră în următoarele 30, 60 sau 90 de zile, ca să decizi din timp: le muți în față, le pui la promoție sau le dai prioritate.
5. Retururi cu stare. La retur, produsul primește o stare (bun, deteriorat, defect, expirat) înainte să ajungă înapoi pe raft.

Dacă azi ții evidența loturilor în Excel, citește și cât costă erorile de evidență manuală: problema nu e regula, ci faptul că datele despre lot nu ajung la omul care culege.

Cum arată în notsowms

notsowms aplică FIFO automat la picking: aplicația de pe telefon îi arată operatorului locația din care să ia, iar picking-ul se validează prin scanarea locației și a produsului. Stocul e urmărit pe produs × locație × lot × serie × dată de expirare, iar gestiunea stocurilor include rapoarte de expirare, ca să vezi din timp ce loturi se apropie de termen. La retur, alegi starea produsului, inclusiv „expirat”, și locația în care îl repui.

Ce nu îți promitem aici: notsowms nu e prezentat ca un sistem care impune FEFO automat la fiecare picking. Deciziile de tip FEFO se sprijină pe vizibilitatea pe loturi și pe rapoartele de expirare. Dacă procedura ta cere FEFO strict, cu excepții documentate, spune asta din prima discuție și verifică fluxul exact într-un demo, pe produsele și loturile tale. E mai bine să afli înainte de contract dacă fluxul se potrivește, nu după.

Lista completă a fluxurilor de recepție, depozitare și picking e pe pagina de funcționalități.

Cum alegi: cinci întrebări

• Produsele tale au dată de expirare tipărită pe ambalaj?
• Primești același SKU în loturi cu expirări diferite, de la unul sau mai mulți furnizori?
• Ai clienți care refuză marfa sub o anumită valabilitate rămasă?
• Ai avut casări de produse expirate în ultimele șase luni?
• Poți înregistra lotul și expirarea la recepție fără să blochezi rampa?

Dacă ai răspuns „nu” la primele patru, FIFO cu picking validat prin scanare e suficient. Dacă ai răspuns „da” la cel puțin două, ai nevoie de evidență pe lot și expirare și de o regulă de tip FEFO, iar a cincea întrebare îți spune cât de bine trebuie organizată recepția.

Poți vedea prețurile notsowms, de la planul Free, gratuit, până la Scale, sau poți cere o discuție pe datele tale, cu loturile și expirările tale reale, ca să vezi exact unde FIFO automat și rapoartele de expirare îți acoperă nevoia și unde nu.