Scena e aceeași în orice depozit care expediază prin curier. Pachetul e închis, eticheta e lipită, curierul vine să ridice. Cineva vrea să știe ce comandă e în pachetul din mână: pentru că lipsește un produs, pentru că a sunat clientul, pentru că pachetul s-a întors după trei zile ca refuzat. Se uită la etichetă. Pe etichetă e codul de bare al curierului.
Codul acela e util curierului. Pentru depozit e o fundătură: ca să ajungi la comandă, tastezi AWB-ul sau cauți după numele clientului, cu pachetul în cealaltă mână.
Problema: eticheta vorbește limba curierului
Fiecare curier își tipărește eticheta cu propriile coduri: AWB-ul, codul de rutare, uneori numărul de colet din serie. Numărul tău de comandă apare, în cel mai bun caz, ca un text mic într-un câmp de "referință", pe care scannerul nu îl citește.
Același lucru se întâmplă cu factura. Vine din SmartBill, Oblio, Sedona sau Saga, sau e emisă direct de magazin, și are pe ea numărul de factură, nu numărul comenzii din depozit.
Rezultatul e o rupere între obiectul fizic și comanda din sistem, exact în momentele în care ai nevoie de legătura aia repede: la predarea către curier, la verificarea unui pachet reclamat, la retur.
Constrângerea: nu sunt documentele tale
Reflexul e "hai să modificăm șablonul". Doar că nu ai un șablon de modificat. Eticheta e un PDF generat de curier și trimis prin API. Factura e un PDF generat de softul de facturare. Sistemul de depozit primește fișiere gata făcute și le trimite la imprimantă.
Un WMS sau un ERP poate personaliza documentele pe care le generează el. Pe cele care vin din afară, de obicei nu poate face nimic. Iar să ceri curierului sau furnizorului de facturare să îți schimbe layout-ul nu e o discuție pe care o câștigi.
Abordarea: ștampilezi o copie, la printare
Soluția pe care am construit-o în notsowms nu atinge documentul original. Îl lasă exact așa cum a venit, stocat și trimis clientului neschimbat. În schimb, în momentul în care documentul pleacă spre imprimantă, sistemul face o copie și adaugă pe ea ce ai configurat tu: un cod QR cu numărul comenzii, un text cu numele clientului, data, AWB-ul.
Configurarea se face o singură dată, vizual:
- Încarci o mostră a documentului real: un AWB de la curierul respectiv sau o factură de la furnizorul tău. Poți lua mostra direct dintr-o comandă existentă.
- Tragi pe ea elementele: un QR, un text. Alegi ce conține fiecare (număr comandă, AWB, client, dată, număr factură sau text fix) și pe ce pagini apare.
- Vezi previzualizarea cu date reale, dintr-o comandă adevărată.
- Activezi șablonul.
De aici încolo, sistemul potrivește singur șablonul la fiecare printare, după tipul documentului, curier sau furnizor de facturare și formatul paginii. O etichetă de 105×148 de la Cargus primește șablonul de Cargus 105×148. Un document pentru care nu există șablon se printează neschimbat.
Funcționează pe etichetele Fan Courier, Sameday, Cargus, DPD și GLS și pe facturile din SmartBill, Oblio, Sedona și Saga, pe facturile emise de magazin prin MerchantPro și pe cele încărcate manual.
Ce vede operatorul: nimic nou
Aici e partea importantă. Fluxul din depozit nu se schimbă. Operatorul apasă pe "printează AWB" ca și până acum, din pagina de comenzi, din ecranul de picking sau de la masa de ambalare. Eticheta iese din imprimantă cu QR-ul pe ea. Atât.
Când ceva nu merge, sistemul nu blochează printarea. Dacă potrivirea eșuează sau apare o eroare la ștampilare, originalul se printează oricum, iar istoricul tipăririlor arată ce s-a întâmplat: ștampilat, fără șablon pentru acest format, eșuat. Nu descoperi problema la sfârșitul zilei, cu un teanc de etichete goale.
Pasul de ștampilare adaugă câteva zeci de milisecunde per document, deci nu se simte la imprimantă.
Un exemplu din practică
Un distribuitor de piese moto cu care lucrăm scanează fiecare pachet la predarea către curier și fiecare retur la intrare. Până de curând, scanarea citea AWB-ul, iar un om căuta comanda în sistem. Acum, pe etichetele Cargus și pe facturile din SmartBill apare numărul comenzii ca QR, așezat lângă codul curierului. Scannerul din depozit citește QR-ul și deschide comanda direct. La retur, același gest: scanezi pachetul, ai comanda.
Configurarea a durat cât durează să încarci două mostre și să tragi două coduri pe ele.
Ce nu face
Ca să nu promitem mai mult decât livrăm: elementele sunt cod QR și text, nu logo-uri, imagini sau coduri de bare liniare. Poziția o fixezi tu pe mostră; sistemul nu "detectează" spațiul liber. Șabloanele sunt per companie, nu per depozit. Și, încă o dată, originalul nu e modificat: emailul către client și descărcarea din portal rămân documentele nealterate.
Cum începi
Funcția e inclusă în toate planurile, fără modul separat de activat. O găsești în Setări → Operațiuni → Imprimare documente. Un șablon per curier și per format de hârtie, câteva minute de configurare, apoi îl uiți acolo.
Dacă vrei să vezi cum arată pe etichetele tale, scrie-ne sau citește mai mult pe pagina funcției.